Přeskočit navigaci

NOMIS

NOMIS - Notes Modular Information System

Modulární programový balík NOMIS (Notes Modular Information System) slouží k podpoře, sledování a koordinaci činností při budování nadstandardních vztahů se zákazníky, optimalizaci firemních a obchodních procesů, včetně souvisejících procesů uvnitř organizace s vazbou na řízení jakosti dle norem ISO. Systém řídí a sleduje komunikaci se zákazníky, zvyšuje jednotnost přístupu ke konkrétnímu zákazníkovi napříč firmou a všemi komunikačními kanály a zvyšuje efektivitu péče o zákazníky. NOMIS představuje řešení označované jako CRM (Customer Relationship Management). Systém lze provozovat samostatně, nebo s možností integrace se stávajícími systémy s možností přizpůsobení specifickým požadavkům konkrétního oboru či konkrétní firmy.

 

Použité technologie

NOMIS využívá aplikačního prostředí Lotus Notes/Domino - patřící do produktové skupiny “Lotus Collaboration & Messaging" IBM software. Využívá plně všech vlastností, které toto „groupware“ prostředí a architektura klient/server nabízí (např.  synchronizace dat, plná podpora mobilních uživatelů, vysoká úroveň zabezpečení, integrace poštovních a kalendářových služeb, správa dokumentů, nerelační prostor pro informace atd.) a dále napojení na Lotus Sametime (komunikace v reálném čase, která uživatelům systému usnadňuje efektivní vyhledání a kontaktování kolegů, zákazníků či obchodních partnerů).

Aplikační funkčnost systému NOMIS

Aplikace NOMIS se skládá z jednotlivých modulů, které jsou mezi sebou propojeny. NOMIS lze snadno doplnit o nové, specifické moduly s vazbou na již existující pořízená data a moduly. Řešení umožňuje udržovat a sdílet aktuální informace o kontaktech (seznam firem a kontaktních osob) s vyhledáváním dostupných informací na Internetu, zaznamenávat aktivity s kontakty (schůzky, dopisy, faxy, e-mail, nabídky, ...) s možností tvorby hromadné korespondence (dopisy, faxy, e-mail, obálky, nálepky), sledovat stav jednotlivých obchodních případů, vytvářet selekce (výběry), slučovat duplicity, vyhledávat ve více modulech s následným označením kontaktů vyhovující zadaným kritériím,  grafické výstupy plánovaných a realizovaných činnosti jednotlivých obchodníků, integrace s MS Word pro tisk formulářů apod.

Popis aplikačního řešení

Aplikační řešení NOMIS se skládá z modulů, které slouží jako podpora pro vedení obchodních případů, navazujících činností a operativního marketingu. Jednotlivé moduly jsou připraveny pro doplnění o jakékoliv specifické aplikace, moduly dle přání zákazníka. Náš vývojový tým je připraven upravit aplikační řešení dle Vašich potřeb s možností doplnění, jak o nové aplikace, tak o novou požadovanou funkčnost. Celý NOMIS se dělí na moduly základní a rozšiřující. Díky modulovému systému lze aplikační řešení postupně rozšiřovat dle potřeb zákazníka při plném zachování provázanosti jednotlivých modulů.
Do základního modulů aplikačního řešení patří:
¨ Start
¨ Adresář
¨ Činnosti
¨ Úkoly
¨ Informace
¨ Diskuse
¨ Nastavení systému
¨ Naplněné údaje
¨ Nápověda
Mezi rozšiřující moduly aplikačního řešení patří např.: Produkty, Obchodní plán, Interní předpisy, Porady atd. a dále aplikace pro podporu řízení kvality (ISO 9001:2008) – např. Dokumentace kvality, Strategie a cíle, Kalibrace měřidel, Audity apod.

Start

Jde o modul plnící funkci centrálního navigačního panelu, který uživateli zpřístupňuje ostatní části systému. Po jeho otevření můžeme pokračovat do jakéhokoli dalšího modulu systému a v něm hledat
informace, nebo založit nové údaje. Pokud chceme založit nějakou novou informaci, můžeme to provést rovnou z navigačního panelu. Centrální navigační panel lze rozšířit o již provozované aplikace a je možné vložení loga společnosti, či barevná úprava dle požadavku a zvyklostí zákazníka.

Adresář

Tento modul slouží k udržování aktuálních informací o společnostech a kontaktních osobách (adresy, telefony, faxy, bankovní spojení, IČO,
DIČ, …). Uložené dokumenty jsou setříděné a zobrazované v jednotlivých pohledech. Pohledy můžeme aktivovat v levé části obrazovky, a to pouhým jedním kliknutím myší na vybraný
pohled. V pravé části obrazovky jsou zobrazeny vybrané informace z dokumentů. Všechny pohledy jsou kategorizované. To znamená, že dokumenty jsou zařazeny podle shodné informace, například
názvu společnosti, do kategorií. Z modulu Adresář můžeme vytvořit hromadnou korespondenci a obeslat tak námi vybranou skupinu společností nebo kontaktů novou informací (např. nabídkou na
nové modely, produkty, služby) a to tak, že vytvoříme hromadný e-mail, fax, nebo dopis s možností tisku adres na obálky či štítky v různých formátech. 

Informace

Modul Informace je elektronicky naplňovaná knihovna obsahující referenční dokumenty přístupné pracovním skupinám. Může obsahovat
cokoliv, od zpráv o životním prostředí, přes finanční zprávy, až po informace o konkurenci. Opět lze určit uživatele, kteří k dokumentu budou mít přístup. Lze tedy určit osoby, pro které se má dokument zobrazit, a kterým zůstává utajen. Navíc se nabízí možnost upozornit osoby o vzniku nové informace v aplikaci tím, že je automaticky odeslána elektronickou poštou zpráva s odkazem na tento nový dokument uvedeným osobám. Díky plně textovému vyhledávání lze informace snadno nalézt a dále s nimi pracovat. Lze využít i zohlednění platnosti dokumentu a v případě, že k určitému dni ztrácí dokument platnost, zobrazuje se jen v pohledu archiv. Vlastnosti a podmínky archivace dokumentů může měnit oprávněná osoba, tedy lze nadefinovat, jaké podmínky musí dokument splnit, než přejde do archivu. Jde tedy o tzv. elektronickou nástěnku, kam je možné umístit informace pro jednotlivce, skupiny, ale i všechny pracovníky organizace a pomocí kategorií je třídit.

Naplněné údaje

Tento podpůrný modul obsahuje seznamy, které se využívají v jednotlivých modulech jako prostředek k zjednodušenému vyhledávání. Jedná se např. o seznam PSČ a seznam jmenin apod.

Nastavení systému

Pomocí tohoto modulu lze měnit nastavení v jednotlivých modulech. Jedná se především o nastavení klíčových slov, která je dělí na systémová a uživatelská. Jsou zde evidovány pohledy, které slouží pro načítání hodnot mezi moduly. Dále lze měnit loga, která se tisknou v
tiskových formulářích, lze zapnout, či vypnout agenty pro synchronizaci aktuálních údajů např. při změně názvu společnosti, lze zanést tyto
změny i do kontaktních osob apod. Dále jsou zde uvedeny cesty k jednotlivým modulům v případě více serverů či disků. K jednotlivým klíčovým slovům je definován seznam osob, který je oprávněn k editaci. V modulu je rovněž nadefinována struktura a oběhy dokumentů v případě, že není využito produktu Lotus Workflow. Jednoduchým
způsobem lze tedy měnit řízení oběhů v případě, že došlo ke změně organizační struktury, či průběhu procesů uvnitř společnosti. V modulu
Nastavení systému je možné vytvořit dokumenty nastavení synchronizace včetně synchronizace ODBC. Nastavení synchronizace polí obsažených v modulech slouží k aktualizaci údajů ve všech dokumentech.

Diskuse

Uživatelé mohou jednoduše prohlížet témata a odpovědi, která ostatní členové skupiny vytvořili. To je užitečné pro nové členy pracovní skupiny, kteří potřebují rychle objevit důležité problémy, na kterých skupina pracuje. Historie diskuse o těchto problémech je zachována. O diskusním modulu můžete uvažovat jako o místu k neformálním debatám, kde si mohou členové pracovních skupin vyměňovat návrhy a komentáře. Podobně jako u fyzické debaty každý člen pracovní skupiny poslouchá, co řeknou ostatní a může vyjádřit svůj názor. Výhoda elektronické diskuse oproti fyzické debatě je v tom, že účastníci elektronické diskuse se při výměně názorů nemusí nacházet v jedné místnosti ve stejný čas. Uživatelé se mohou zúčastnit, pokud se jim to právě hodí. Navíc má uživatel možnost vytvořit soukromou diskusi s možností definování osob, kteří se budou moci zapojit do diskuse, pro ostatní nebudou tyto dokumenty zpřístupněny. Součástí aplikace je i možnost uzavření diskuse a dále vyhotovení závěru diskuse a rozeslání závěru z diskuse zúčastněným osobám.    Modul Adresář je používán také jako zdroj informací pro vznik dokumentů v jiných modulech. Ke každé společnosti lze pomocí tlačítka vyhledat informace na Internetu či zobrazit informace související se společností uložené v jiných modulech.

Uživatelé mohou používat tuto aplikaci ke sdílení svých myšlenek a nápadů a v rámci diskusních fór (příspěvků) mohou tyto informace dál obohacovat a rozvíjet. Při zahájení práce mohou noví uživatelé jednoduše prohlížet jednotlivé příspěvky (témata), které ostatní členové skupiny vytvořili.

 

Činnosti

Modul Činnosti slouží k zaznamenávání aktivit, které vytváří naše společnost (naši zaměstnanci) vůči jiným společnostem a kontaktním osobám.Mezi takto zaznamenávané aktivity patří například odeslané nebo přijaté dopisy, faxy, emaily, ale i schůzky, telefonní hovory a mohou být nastaveny i další aktivity např. předávací protokoly, smlouvy apod. Tyto dokumenty jsou přehledně řazeny v pohledech a uživatelé tím získávají podrobnou informaci o aktivitách společnosti vůči jejímu okolí.. Pohledy můžeme aktivovat v levé části obrazovky, a to pouhým
jedním kliknutím myší na vybraný pohled. V pravé části obrazovky jsou zobrazeny vybrané informace z dokumentů. Například u dopisu je možné vybrat tiskový formát dopisu dle firemních šablon.

Úkoly

Modul Úkoly umožňuje zadávat úkoly jednotlivým osobám v naší společnosti a sledovat průběh jejich řešení a schvalování. Řešení
jednotlivých úkolů probíhá v této aplikaci. K upozorňování na úkoly a k sledování jejich stavu je využito elektronické pošty systému Lotus
Notes. Četnost upozorňování na úkol se liší dle zvolené priority úkolu a termínu vyřešení či nevyřešení úkolu. V případě zadání organizační
struktury, jsou úkoly zobrazovány dle hierarchie (podřízený nevidí na úkoly nadřízeného, ale nadřízený vidí na úkoly všech podřízených). Samozřejmostí je možnost delegování úkolu a zobrazení všech aktuálních úkolů (zadavatel, řešitel, schvalovatel).

Propojení s MS Excel

V případě, že chcete zobrazit přehled tzv. statistiky činností je možné se na přehledy podívat přímo v pohledech aplikace Činnosti. Je možné je podívat na činnosti konkrétního pracovníka za určité období, podívat se na nejčastější činnosti apod. V případě, že pro účely předložení statistiky vedení chcete grafický výstup, je tato funkčnost možná pouze s propojením ne externí software pro tvorbu grafů. Po zatržení sledovaných činností lze zvolit druh činností: pouze realizované, plánované, nebo realizované a plánované činnosti a zvolit období, za které chcete graf vytvořit. Po zpracování dokumentů vyhovující zadaným podmínkám se spustí MS Excel a následně se vytvoří graf a tabulka činností.